De voorbereidingen
Organiseren van een VTB-kamp
Inleiding
Op de ledenvergadering is al bepaald in welk gebied het kamp zal worden gehouden. Dus moeten twee leden van de vereniging ervoor zorgen dat het kamp daadwerkelijk kan plaatsvinden. Voor hen is deze handleiding bestemd. Ze is gebaseerd op de ervaringen bij vroegere kampen en staat vol met wat wel en wat niet moet. Laat je hierdoor niet afschrikken. Er is gekozen voor een uitgebreide opsomming, zodat je met zo min mogelijk vragen blijft zitten.
De planning
Stel een activiteitenlijst op. Bepaal wie welke activiteit uitvoert en wanneer deze klaar moet zijn. De convocatie moet zes weken voor het kamp bij de leden aanwezig zijn. Dus dan moet alles geregeld zijn.
Geef na de vergadering de afgesproken lokatie van het kamp door naar de webmaster (als deze niet op de vergadering was) en houd hem op de hoogte van de belangrijkste ontwikkelingen, zodat deze direct aan de leden kunnen worden doorgegeven.
De camping
Ten eerste is het belangrijk om op tijd de camping te regelen. Dit kan niet vroeg genoeg gebeuren. Na het uitzoeken van potentiële campings moet er ter plekke poolshoogte worden genomen.
Bedenk wie van de vereniging (goed) bekend is met het gebied en vraag aan die persoon of ze iets weten. Op deze manier worden de leukste kampeerplekjes gevonden. Daarnaast zijn ANWB-gidsen (ook oude), overzichten van kampeerbewijsterreinen en vooral de provinciegidsen van de VVV goede bronnen.
Indien mogelijk verdient het de voorkeur het kampeerterrein en de omgeving te verkennen voordat de camping wordt gereserveerd. Let vooral op de grootte en de ligging van het terrein. De onmiddelijke omgeving moet interessant zijn voor ochtend- en avondwandelingen. Zoek uit hoe de camping met openbaar vervoer en auto is te bereiken. Stel je op de hoogte van de mogelijkheden voor fietsen huren. Ook is het handig om even de plaats te bezoeken waar de boodschappen kunnen worden gedaan.
Naast de kooktent moeten voor het voorjaarskamp voor twintig tenten en voor het najaarskamp voor ongeveer tien tenten worden gereserveerd. Onze tenten worden altijd zonder problemen als kleine tenten geaccepteerd.
Het transport
Bedenk dan hoe het transport van de kampspullen zal plaatsvinden (heen en terug!). Als een verenigingslid het doet, heeft die recht op een vergoeding. Spreek een reëele prijs af. En wie helpt erbij?
Zoek uit hoe de plaats met het openbaar vervoer te bereiken is. Controleer de uitstaphalte op een stafkaart. Soms is het verder lopen dan wordt opgegeven. Let op of er geen overgang in de dienstregeling is. Probeer bij een fietsverhuurder fietsen tegen korting te verkrijgen. Regel het zo dat de leden rechtstreeks bij de fietsverhuurder reserveren. De verhuurder moet met openbaar vervoer goed bereikbaar zijn; denk aan de fietsverhuurders op de NS-stations (korting in combinatie met treinkaartjes).
Informatie over het gebied
Het is altijd de moeite waard om artikelen over het gebied hebben. Natuurbehoud van Natuurmonumenten en Natura van de KNNV bevatten soms streekinformatie. Door contact met lokale afdelingen van de KNNV, NJN of het IVN te zoeken, zijn soms leuke artikelen te achterhalen. Als al is nagedacht over wie van de vereniging met het gebied bekend is en dat niet genoeg informatie heeft opgeleverd, kan er altijd nog te worden gebeld met ervaren leden van de vereniging.
Standaardbron is het Handboek van Natuurmonumenten. Dit drukwerk bevat informatie over alle natuurgebieden in Nederland. Eventueel is lokaal bij VVV’s, musea, natuurcentra, lokale boekwinkels enzovoort informatie van het gebied te verkrijgen. Ook de provinciale landschappen hebben veel materiaal over hun terreinen.
Activiteiten
Zorg ervoor dat er voor de ochtenden én de middagen een programma is. Dit kan zijn het bezoeken van een (natuur)gebied, per fiets of te voet. Ook excursies zijn de moeite waard. Excursies kunnen bij Natuurmonumenten, bij de KNNV of bij het IVN worden geregeld.
Financiën
Maak een ruwe begroting. Neem deze mee op het kamp. Eventuele budgetoverschrijdingen zijn beter te voorkomen. Eventuele ruimte voor extra uitgaven is dan ook beter in te schatten.
De kostenposten zijn eten, campingkosten, voorbereidingskosten (uitgaven voor de verkenningstocht, excursiekosten, kaartmateriaal, folders, telefoon, postzegels enzovoort). Daarop komt nog 0,45 euro per persoon per dag (bestemd voor de slijtage van de kampspullen). Uitgaven voor (vervanging van) kampspullen komen niet ten laste van de kampgelden.
Kinderen tot en met vier jaar hoeven niet te betalen voor het eten; wel voor de kampeerkosten indien voor hen moet worden betaald. Kinderen tot en met acht jaar betalen half geld. Bereken het kampgeld altijd per nacht, dit voorkomt onduidelijkheden en ook vervelende discussies als deelnemers laat komen of vroeg weggaan (men wil soms korting hebben omdat er minder maaltijden worden gebruikt). Beloof kortingen nooit op eigen intitatief. Dit mag alleen het bestuur doen.
Bewaar van alle uitgaven de bonnen. Een enkel kopietje of telefoontje kun je zonder bon declareren, maar zodra de prijs die van een biertje te boven gaat, zijn bonnen nodig. Grote uitgaven of uitgaven die niet voor de hand liggen, moeten toestemming hebben van het bestuur; bel daarvoor de penningmeester op. Bij twijfel altijd bellen.
Spreek met de penningmeester af hoe het geld tot je beschikking komt. Voor de dagelijkse boodschappen is contant geld praktisch. Kampkosten kunnen beter met een betaalkaart worden betaald.
Regel ook de maaltijden van de eerste dag. Met name voor het hemelvaartkamp is dat belangrijk.
Controleer de kampspullen van tevoren. Petroleum (verkrijgbaar in de Von Zesenstraat in de Dapperbuurt) en campinggas moet voldoende aanwezig zijn. Let op of er nog voorraden aanwezig zijn.
Zorg dat er afspraken zijn gemaakt over de sleutel van de opslagruimte van de kampspullen.
Als er excursies zijn, regel dan van tevoren het presentje voor de excursieleider.
De convocatie
Kijk oude convo’s in en gebruik deze als leidraad. Begin vroeg met het schrijven van de convo en laat altijd iemand anders het eindresultaat lezen. Let erop dat gironummers, datums en adressen foutloos zijn!
De secretaris heeft de ledenlijst en kan adresetiketten maken.
Geef het resultaat zo vroeg mogelijk door aan de webmaster, zodat deze voldoende tijd heeft om alle gegevens tot een webpagina te verwerken. Geef ook duidelijk aan of alleen schriftelijk kan worden gereageerd of dat men zich ook per e-mail kan aanmelden.
De convo bevat het volgende:
– plaats en datum
– een algemene beschrijving van het gebied
– een nadere beschrijving van de te bezoeken natuurterreinen
– lijst van zaken die men mee moet nemen
– een literatuurlijst en de te gebruiken kaarten
– een programma
– telefoonnummers van de organisatoren
– een aanmeldstrook (let op dat bij het afknippen geen informatie op de achterkant verloren gaat, en dat het adres waar de strook heen moet niet op de strook zelf staat, maar elders in de convo).
Hier volgt een voorbeeld van de aanmeldstrook.
Aanmeldingsformulier herfst/hemelvaartskamp [jaar] te [plaats/streek]
Naam: ……………………………………………
Adres: …………………………………………….
Ik kom op donderdag/vrijdag/zaterdag; ik ga op vrijdag/zaterdag/zondag. Ik neem …. introducés mee.
Het kamppeergeld van [bedrag] per persoon per nacht of [bedrag] voor het hele kamp maak ik voor [datum] over op giro 1708484 t.n.v. Vereniging Theo Belterman te Amsterdam
O Ik kom met een auto en kan wel bagage en/of personen meenemen; bel mij op ….
O Ik wil meerijden en/of bagage kwijt; bel mij op ….
O vegetariër, maar eet wel vis
O vegetariër, eet geen vis
Tijdens het kamp
Een aparte portemonnaie voor het kampgeld is erg handig. Het is anders bijna niet mogelijk persoonlijk en verenigingsgeld uit elkaar te houden. Voor de eigenwijzen: van bijna elk kamp wordt wel een uitgave vergeten; alleen bij gescheiden portemonnaies komt dit aan het licht, in het andere geval betaal je het uit eigen zak. Een mapje waarin de bonnen worden bewaard en waarin de uitgaven worden genoteerd, is ook praktisch. Ook aantekenen bijvoorbeeld wie geld heeft gekregen om boodschappen te doen of wie nog geld tegoed heeft. In het algemeen: zorg ervoor dat je zo min mogelijk hoeft te onthouden.
Spreek elke avond af wie boodschappen doet en wie kookt. De boodschapper krijgt dan het geld.
Neem bij fietsverhuur, kanoverhuur enzovoort nooit de verantwoordelijkheid. De deelnemers moeten huur en betaling zelf regelen. Dit voorkomt veel onduidelijkheden en gezeur.
Na afloop
Als het goed is, is al voor het kamp geregeld wie de kamppeerspullen opbergt en de tent uithangt en weer opbergt. Schrijf thuisgekomen het kampverslag en stuur het op naar de secretaris. Het kampverslag bevat: plaats/streek, datum en jaartal(!) van het kamp, deelnemerslijst, datum en naam opsteller van verslag, korte beschrijving per dag van de activiteiten en een opsomming van de interessante en bijzondere waarnemingen.
Maak spoedig het financieel verslag, dat wil zeggen zet alle uitgaven in een overzicht. Stuur dit met de bonnen en de bijgewerkte deelnemerslijst op naar de penningmeester. Houd zelf een kopie van het verslag.